ｅメール、悪いメール
先週のことである。
ある医薬系雑誌のバックナンバーの在庫があるかどうか、
その出版社のウェブサイトの問合せ用入力フォームから
問合せを行った。
数日後、次のような回答メールが来た。
--------------- Original Message -----------------
From: XYZ<xyz@pqrst.co.jp>
To: <contact@marketingnavi.net>
Date: Thu, 02 Oct 2003 13:57:27 +0900
Subject: お問い合わせの件
流音弥 様
お問い合わせの件、在庫はございます。
もし、ご購入希望の場合は、お送り先、冊数をご返信下さい
（株）ＰＱＲＳＴ出版
販売部
-------------- Original Message Ends --------------
さて、この回答自体は、
結果として非常に嬉しいものだったのだが、
大きな問題があることに皆さんは気づいただろうか？
一体どの雑誌のどの号のバックナンバーか、
記載されていないのである。
おそらく、先方は、
「問合せた方は自分が何を問合せたか位は覚えているはず」
という前提で、問合せ内容をはしょっているのだろうが、
残念ながら、発信側はいちいちメモしていないものだ。
それに、今回の場合は、メールフォームで入力しているので、
こちらには、その記録が手元に残らないのだ。
メールソフトでメール送信したい場合ならば、
送信メールボックスに保存されるので後で確認できるが、
メールフォームではそれが出来ないのが最大の難点だ。
そんな訳で、最近物忘れのひどくなった私は、
自分が何の雑誌の何号について問合せたのかを、
あやふやな記憶を遡って探さなければならない羽目になった。
結果的には、出版社の名前から、
雑誌名をすぐに思い出すことが出来たが、
面倒な思いをしたことだけは確かである。
もし、先方からのメールに、
私が何を問合せたかが記載されていれば、
それをコピーペーストして、
送り返すだけの手間で済んだのだ。
通常、会社などで仕事のメールをやり取りする場合、
何の要件についての返信メールであるか、
また、それまでの経緯ががわかるように、
自分の書いたメール文章の後に、
相手の前回のメールの文章を、
各行頭に引用符を付け
（通常、メールソフトの基本機能としてある）、
メールに貼り付けて返信することが多い。
今回の回答者は、余程忙しかったのだろう。
おそらく、メールフォームから入力した情報は、
入力者側の手元に残らないということ自体、
知らなかったに違いない 。
先方が受信したメールの文面からは、それが、
メールフォームから発信されたものなのか、
メールソフトから発信されたものなのか
は、全くわからないから、
気にとめることもなかったのだ。
だが、それでもやはり、
ビジネスにおけるｅメールマナーとしては、
何についてのメールかわかるように、
発信者の前回メールの内容を、引用符付きで張っておくべきだ。
そもそも、相手とコミュニケーションをするために、
情報を伝達・交換するために、
メールをやり取りする
ということを思い出してほしい。
メールの主目的である情報が欠落してしまっては
全く意味をなさないではないか？
それに、メールフォームから入力した可能性もあるのなら、
とりあえず、そのどちらにも対応できるようにしておくのが、
安全だからだ。
同じ内容を貼り付けた長いメールは、
先方に失礼だという考えもあるが、
何についてのメールかわからないよりは、遥かにマシである。
以前私は、仕事で自分と同じメール流儀の相手と
数ヶ月間メールをやり取りしたことがある。
互いに相手からのメールの文章をそのまま引用貼り付けするので、
メールの長さが、どんどん長くなって行った。
メールのサイズも増え、
ダウンロードにかなり時間がかかるようになって行った。
プリントアウトすると、何十ページにもなる。
とうとう、私の方が根負けして、
メールを返信する際に、
最初の頃の、もはや仕事に支障が無いと思われる部分は
割愛したことがある。
これは、これで極端な例ではあった。
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流音弥
２００３年１０月１０日